Sextante

Cada gasto, de la solicitud a la póliza.

Un solo motor, con reglas que se cumplen al gastar y no en la auditoría.

Agenda el recorrido
Fotografía: una cocinera sirve sopa de una olla grande en una cocina comunitaria de Santa Ana Chiautempan, Tlaxcala.

Cinco fases, siempre las mismas

Todo gasto se imputa, se autoriza, se paga, se comprueba y se contabiliza. Lo que puede hacer cada persona en cada fase lo decide el servidor, en el mismo lugar que la negativa.

  1. 1Imputar

    Quien pide dice a qué se carga: centro de costo y rubro, y la cuenta contable sale sola. Si el dinero es de un donante, también el fondo y la actividad del marco lógico.

  2. 2Autorizar

    Autorizar compromete el presupuesto. Quien pide no autoriza lo suyo, nadie firma dos eslabones de la misma cadena, y las reglas se miran por línea y por el gasto entero.

  3. 3Pagar

    Tesorería paga desde su banco y sube el comprobante. Por omisión, quien autorizó no paga y quien pidió no registra el pago de lo suyo; una organización chica puede apagarlo.

  4. 4Comprobar

    La factura electrónica se revisa por sus sellos y se le pregunta a la autoridad fiscal si está vigente. La misma factura no entra dos veces en la organización.

  5. 5Contabilizar

    Antes de la póliza se vuelve a preguntar a la autoridad. La registra una persona, siempre: ningún agente toca la contabilidad, y no hay ajuste que lo cambie.

Una modalidad es el orden de las fases

No hay un flujo distinto por cada tipo de gasto. Cambia el orden, a quién se le paga y qué queda pendiente. Se encienden por organización, y cada una ajusta sus parámetros, como el tope de la caja chica o los días para comprobar.

  • Pago a proveedor

    Funciona hoy, de punta a punta

    Se autoriza antes de pagar, y el proveedor comprueba con su factura.

    1. Imputar
    2. Autorizar
    3. Pagar
    4. Comprobar
    5. Contabilizar

  • Operación mensual

    Se está construyendo

    Los gastos de un centro de costo se suben durante el mes y se aprueban en paquete al cerrarlo, con las anomalías arriba.

    1. Comprobar
    2. Imputar
    3. Autorizar
    4. Contabilizar

  • Reembolso

    Se está construyendo

    Alguien pagó de su bolsa: comprueba, se le autoriza y se le devuelve.

    1. Comprobar
    2. Imputar
    3. Autorizar
    4. Pagar
    5. Contabilizar

  • Anticipo a comprobar

    Se está construyendo

    Se entrega el dinero antes del gasto y se comprueba después. El saldo se devuelve o se reembolsa.

    1. Imputar
    2. Autorizar
    3. Pagar
    4. Comprobar
    5. Contabilizar

  • Caja chica

    Se está construyendo

    Un fondo fijo con su custodio. Los gastos menores se comprueban y la reposición se autoriza en paquete.

    1. Pagar
    2. Comprobar
    3. Imputar
    4. Autorizar
    5. Contabilizar

Las reglas se cumplen al gastar

Una regla que se revisa después del gasto solo sirve para encontrar al culpable. Aquí se revisa antes de que el dinero salga.

Lo fijo
Quien pide no autoriza lo suyo, y nadie firma dos eslabones de la misma cadena. No hay ajuste que lo apague.
Lo que viene encendido
Que quien autoriza no pague, y que quien pide no pague ni contabilice lo suyo. Una organización chica lo puede apagar, y el cambio queda en la bitácora.
Partir no sirve
Las reglas se miran por línea y por el gasto entero. Dividir una compra en varias líneas no la deja debajo de un umbral.
El presupuesto se compromete al autorizar
Centro de costo por rubro, más fondo y actividad cuando el dinero es de un donante. Lo aprobado no se edita: se modifica por versión, con su motivo.

La factura se valida contra la autoridad

Empieza por México, y el país es un dato de cada organización: la plataforma lee y revisa la factura con el paquete de su país.

  • Vale por sus sellos, no por lo que dice: el del emisor, con un certificado que la autoridad le dio a él, y el de quien la timbró.
  • Se le pregunta a la autoridad si está vigente al subirla y otra vez al contabilizar. Sin respuesta, ampara el gasto, pero el gasto no se contabiliza.
  • Si la autoridad publica que el emisor simula operaciones, el gasto se detiene.
  • La misma factura no entra dos veces en la organización, así que no se carga a dos donantes.

Todo deja rastro, y la póliza es de una persona

Ningún gasto cambia de estado sin su renglón en el historial, y eso lo asegura la base de datos, no la pantalla.

Quien autoriza firma de una vez todo lo que su rol alcanza, y devolver un gasto deja esas firmas atrás. Registrar la póliza es siempre de una persona: ningún agente toca la contabilidad, y no hay ajuste que lo cambie.

Míralo con un gasto de verdad

En la organización de ejemplo, un gasto se solicita, se autoriza, se paga, su factura se valida y sale la póliza. Toma unos minutos verlo completo.

Agenda el recorrido

En construcción. Ya funcionan la radiografía institucional y el control del gasto con su factura validada. El diagnóstico del territorio, las propuestas, la evidencia de campo y los informes al donante se están construyendo.